Projectos

Feira de Emprego

Inscrições · Painéis por perfil · Servidor próprio

Lista de candidaturas da coordenação: contadores por estado, botões para as listagens do dia da Feira, filtros por empresa, estado, técnico e entidade, e a tabela com candidato, empresa e ofertas, entidade, técnico, estado e observações.

Sistema de inscrições da XI Feira de Emprego de Carnide, para o GEC. Os técnicos inscrevem candidatos em ofertas de emprego, as vagas fecham quando a empresa enche e cada pessoa trabalha num painel com os dados do seu perfil.

Experimentar a demonstração

A Feira

Um dia de entrevistas, a 13 de Outubro de 2026, entre empresas com ofertas de emprego e candidatos acompanhados por gabinetes de empregabilidade, associações e serviços sociais. Quem inscreve é o técnico que acompanha o candidato. Cada empresa recebe um número fixo de candidaturas e entrevista num horário definido.

O problema

Até esta edição, as inscrições faziam-se num formulário Google. Esse formulário não conta vagas por empresa, não reconhece o mesmo candidato inscrito duas vezes e não marca entrevistas. A triagem e os horários organizavam-se depois em folhas de cálculo.

Candidaturas recebidas até 6 de Outubro: 269
Entidades que inscreveram candidatos: 28
Perfis de acesso, cada um com o seu âmbito: 5

Candidaturas e entidades à data de 6 de Outubro de 2026, com as inscrições ainda abertas; perfis de acesso à data de 14 de Outubro. As imagens vêm de uma cópia de demonstração, que também pode experimentar mais abaixo, com candidatos, técnicos e entidades fictícios. Os nomes das empresas também foram trocados por nomes inventados nas capturas do painel; só a imagem do formulário (item 01) mostra as empresas participantes, que são públicas. A secção «Experimente» liga a uma demonstração com dados fictícios.

Demonstração a funcionar

Experimente os cinco perfis

Não precisa de acreditar no que está descrito abaixo: pode abrir o sistema e usá-lo. Cada ligação entra directamente no painel de um perfil, com os dados e as permissões que esse perfil tem na Feira.

É uma cópia de demonstração, com candidatos, técnicos e entidades inventados, separada do sistema real. Pode mexer à vontade: validar, marcar horários, fazer o check-in. O fecho do dia não envia mensagens a ninguém. Os dados podem ser repostos a qualquer momento.

Pormenores

Do formulário ao acompanhamento depois da Feira, em dez partes.

Um formulário que muda com as escolhas

O técnico identifica a entidade, os dados do candidato e o CV em PDF, e escolhe até três empresas. Para cada empresa escolhida abre-se um ecrã com as ofertas dessa empresa; as restantes não aparecem. O NIF e o número do documento têm o formato verificado antes do envio.

O formulário usa o Formbricks, uma ferramenta de formulários instalada num servidor próprio em vez de alugada por subscrição. Como não conta vagas nem conhece as regras da Feira, essa parte foi escrita à medida e comanda o formulário por fora.

Três ecrãs do formulário de inscrição: à esquerda a escolha de até três empresas, com DOMINO'S PIZZA e PLATEFORM marcadas; à direita, em dois ecrãs seguintes, as ofertas só dessas duas empresas.

Regras que correm sozinhas

A cada minuto o sistema conta as inscrições de cada empresa e fecha ou reabre essa empresa no formulário. De cinco em cinco minutos passa as respostas para a base de dados do painel, anula as repetidas e atribui as novas aos técnicos.

As regras só tocam em candidaturas que ninguém tratou. Uma validação, anulação ou atribuição feita no painel fica como está.

Adaptável a

Workshops com lugares contados, visitas de estudo, rastreios de saúde ou campos de férias com vagas por turno. Sempre que as inscrições têm de fechar sozinhas quando o último lugar é ocupado.

A empresa atinge a capacidadeFechaSai do formulário no minuto seguinte.
Uma candidatura é anulada no painelReabreO lugar volta a contar como vaga e a empresa regressa ao formulário.
O mesmo NIF ou documento chega outra vezAnuladaFica com a nota «Duplicado de…» para a coordenação rever.
Quarta empresa para o mesmo candidatoAnuladaO limite é de três, contando as candidaturas já anuladas.
Entra uma candidatura novaAtribuídaVai para o técnico dessa empresa com menos candidaturas.

Quantas vagas restam

A coordenação vê quantas vagas restam em cada empresa, contadas com as mesmas regras do formulário, e à parte as empresas esgotadas ou que desistiram da Feira.

A mesma página prepara o texto para enviar aos técnicos por e-mail ou mensagem e exporta a tabela para folha de cálculo.

Página de vagas: tabela com empresa, ofertas, vagas e inscrições, o total de vagas, uma caixa de texto pronta a copiar para os técnicos e, em baixo, as empresas sem vagas, uma esgotada e outra que desistiu da Feira.

Validar e marcar a entrevista

O técnico abre a candidatura, valida ou anula e escolhe o horário. Cada empresa tem hora de início, duração das entrevistas e número de entrevistadores em simultâneo.

Um horário só aparece livre se o candidato não tiver outra entrevista à mesma hora, noutra empresa, mesmo quando as durações são diferentes. Sem horário livre, a candidatura validada fica em lista de espera e recebe o lugar de quem faltar.

Candidatura de uma candidata fictícia: dados da candidatura e do candidato à esquerda, à direita a validação, o horário da entrevista, o técnico responsável e as observações. Em baixo, a outra candidatura da mesma pessoa, com entrevista marcada das 10:30 às 10:40.

A mesma candidatura no telemóvel, com os dados em coluna.

Um painel, cinco perfis

Cada pessoa entra por um link pessoal, com prazo de validade. A coordenação vê todas as candidaturas. O técnico vê as que lhe foram atribuídas. A entidade vê os candidatos que inscreveu. A empresa vê só os candidatos validados para as suas ofertas: nome, contactos, habilitações e horário, sem NIF nem documento de identificação. No dia da Feira entra um quinto perfil, o da recepção, que abre só a lista de presenças e não vê candidaturas nem CV.

O CV chega à empresa com a marca «Fornecido a» e o nome da empresa em cada página. Cada acesso fica registado.

O que a empresa vê: a agenda do dia com os horários de 15 em 15 minutos, dois candidatos marcados com contactos, ofertas e botão para o CV, os dois horários de tolerância depois das 13:00 a laranja e a lista de espera vazia.

Listagens para o dia

Para o dia da Feira, a coordenação imprime ou guarda em PDF a lista da recepção por empresa e horário, a lista alfabética de candidatos e as agendas dos técnicos, com uma coluna para marcar as presenças.

Quem ainda está «Por validar» também consta, assinalado a laranja, porque pode aparecer na Feira.

Listagem da recepção por empresa e horário, com o cartaz da Feira, a hora, o nome e o telefone fictícios de cada candidato e uma coluna para marcar a presença.

Check-in na recepção, no tablet

À entrada, a recepção abre no tablet a lista alfabética dos candidatos. Um toque em «Presente» marca logo as entrevistas como feitas, e quem desistir perde a marca. Se a empresa ou a hora mudaram, acertam-se ali.

Dá para acrescentar uma entrevista noutra empresa, por exemplo para aproveitar uma falta, e para registar quem chega sem inscrição. Grava a cada toque, num registo à parte: as candidaturas e as agendas não mudam. A coordenação exporta-o para folha de cálculo.

Check-in da recepção, com contadores de presenças e de entrevistas feitas, o botão para fechar o dia e, para uma candidata fictícia, a marca «Presente», três entrevistas em três empresas (uma por validar e uma acrescentada no dia, «Extra») e o botão «+ Nova entrevista».

Fecho do dia

No fim da Feira, um botão fecha o dia. Quem não está «Presente» passa a «Não compareceu» e cada técnico de entidade recebe um e-mail com o ponto de situação dos candidatos que inscreveu: quem faltou, com os contactos para o poder chamar, e, de quem veio, as entrevistas feitas, as acrescentadas no dia e as que ficaram por fazer.

Antes de confirmar, a recepção abre cada e-mail e vê-o tal como vai sair. O fecho só se faz uma vez; os e-mails saem em fila, com novas tentativas se algum falhar, e a página mostra o progresso. O e-mail apresenta também a fase seguinte, o acompanhamento.

Página do fecho do dia: o número de candidatos que passam a «Não compareceu», os presentes, os e-mails a enviar, uma tabela com um e-mail por técnico fictício (compareceram, entrevistas feitas, extra, por fazer, não compareceram) e a caixa de confirmação para fechar o dia.

Acompanhamento depois da Feira

Cada empresa regista no seu link quem chamou para nova entrevista, quem seleccionou e quem contratou, com o tipo e a duração do contrato. O técnico da entidade vê na mesma página os candidatos que inscreveu e pode registar o que souber por eles. O registo é um só, com a indicação de quem o actualizou por último, e ao gravar só mudam as linhas que a pessoa alterou, para uma página aberta há horas não apagar o que outro escreveu. A coordenação vê o resumo por empresa, preenche por uma empresa se for preciso e exporta tudo para folha de cálculo.

De hora a hora, o sistema compara o acompanhamento com o último aviso enviado. Se a empresa ou a coordenação alteraram um candidato, o técnico da entidade que o inscreveu recebe um e-mail, com cópia para a pessoa da coordenação que acompanha esta fase e com os campos que mudaram assinalados. Se foram os técnicos a alterar, a coordenação recebe um só e-mail com todas as linhas. Ninguém recebe o mesmo aviso duas vezes: um candidato só volta a um e-mail se mudou entretanto.

Acompanhamento pelas empresas, visto pela coordenação: por empresa fictícia, os candidatos validados, as entrevistas extra e feitas, os que têm acompanhamento, nova entrevista, seleccionados e contratados, com o total e um botão para descarregar o CSV.

Acompanhamento visto pelo técnico de uma entidade: os candidatos fictícios que inscreveu, empresa a empresa, com as colunas «Fez nova entrevista?», «Foi seleccionado?», «Ficou contratado?», tipo e duração do contrato e observações.

E-mails que se enviam sozinhos

O sistema escreve e envia os e-mails da Feira, todos com o mesmo modelo: o cabeçalho do evento, os logótipos dos parceiros e o crédito. Cada técnico de entidade recebe por e-mail o seu link pessoal, os pontos de situação ao fim do dia (só quando há alterações) e os avisos do acompanhamento. Cada candidato validado recebe a informação da sua entrevista, com dicas para a preparar. Quando um endereço devolve a mensagem, o técnico que inscreveu essa pessoa é avisado para a contactar de outra maneira.

Cada e-mail guarda o que comunicou e só volta a sair se algo mudou, e fica uma cópia em Enviados. No fim, as empresas avaliam a Feira no próprio painel, com o questionário do papel e uma pergunta sobre a plataforma. Cada pessoa de RH responde por si, e uma nota baixa obriga a explicar a razão.

E-mail enviado a um candidato com entrevistas marcadas: o cabeçalho da Feira, uma tabela com as empresas, as horas e o estado de cada uma, dicas para o dia da entrevista, um botão com o artigo de preparação e o rodapé com os logótipos dos parceiros.

E-mail enviado ao técnico de uma entidade com o seu link pessoal: o cabeçalho da Feira, o texto a explicar o painel de acompanhamento, um botão amarelo «Abrir o meu dashboard», a validade do link e o rodapé com os logótipos dos parceiros.

Pontos fortes

As decisões das pessoas prevalecem. As regras automáticas só mexem no que ninguém tratou no painel.
Cada perfil vê o necessário. A empresa não recebe NIF nem documento, o técnico só vê as candidaturas que lhe foram atribuídas, a recepção só abre a lista de presenças e o acesso das empresas aos CV termina uma semana depois da Feira.
Regras alteradas com as inscrições abertas. A libertação de vagas por anulação, o limite de três empresas e os horários de tolerância entraram durante as inscrições. Cada alteração foi ensaiada primeiro numa cópia da base de dados real, sem perder trabalho já feito. O fecho do dia e o acompanhamento pelos técnicos entraram na véspera de os usar, ensaiados do mesmo modo.
Formação sem dados reais. Os técnicos aprenderam numa cópia de demonstração com candidatos fictícios, separada do sistema em uso. O manual dos painéis foi feito com capturas dessa cópia.
Os avisos só saem quando há novidade. Cada e-mail guarda os valores que comunicou e só volta a sair se mudaram, para ninguém receber a mesma mensagem duas vezes.

Por dentro

Para quem quer os nomes técnicos.

Formulário: Formbricks auto-alojado, gerido pela API
Regras e painel: Python e Flask, com SQLite; a marcação de horários corre em transacção e as tarefas periódicas correm no servidor (cron)
Correio: Modelos de e-mail próprios, enviados pelo servidor, com cópia guardada e sem repetições
Recepção: Página para tablet que grava a cada toque, com perfil de acesso próprio
Documentos: CV com marca de água gerada no servidor; listagens para imprimir e CSV
Alojamento: Contentores em servidor próprio, com cópia da base de dados antes de cada alteração e testes automáticos antes de cada publicação

Resultado

Um só sistema da inscrição ao acompanhamento: o técnico inscreve, a coordenação valida e marca o horário, a recepção regista quem chegou, a empresa consulta a agenda e, depois da Feira, regista quem contratou, com os técnicos avisados de cada alteração.

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