Onde ficam o site, o correio e os dados, e quem cuida deles
Um site precisa de um sítio onde ficar, de alguém que o actualize quando a organização muda e de um e-mail que chegue a quem o recebe. Aqui fica o que se decide em cada caso e o que fica a cargo de quem.
A infraestrutura decide quem mexe no site daqui a dois anos, a quem se liga quando alguma coisa pára e que tipo de conteúdo a organização consegue publicar sozinha. Costuma ficar para o fim, quando já há pouco por onde escolher. Por isso trato dela no início.
A resposta muda com a organização. Há cenários diferentes, com responsabilidades diferentes, e a escolha faz-se na primeira conversa, com as opções em cima da mesa e as consequências de cada uma explicadas em português.
01 · Alojamento
Onde o site fica alojado
No fim do projecto há duas opções. Até lá, o caminho é o mesmo.
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Durante
Alojamento provisório
Na fase de planeamento, desenvolvimento e testes, o site fica alojado em servidor Cloudkeep, com um endereço provisório. Vê o trabalho a avançar, testa em qualquer ecrã e aprova antes de alguma coisa ser pública.
O domínio da organização e o site que estiver no ar não são tocados até à decisão final.
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Entrega
Transferência para o alojamento do cliente
Terminado o projecto, o site é entregue pronto a instalar no alojamento que escolher, seja um que já tenha contratado ou um novo.
Fica a seu cargo escolher e contratar o alojamento e tratar da mudança com o fornecedor. Escolher o fornecedor é escolher também quem atende quando alguma coisa pára: a partir da entrega, o suporte técnico do servidor é dele.
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Chave na mão
Alojamento incluído e instalado
Trato do alojamento por si: um servidor em Portugal, partilhado com outros sites, com um painel de gestão (cPanel) que fica nas suas mãos.
Instalo, configuro e optimizo o site, já no seu domínio, e entrego-lhe a administração. Daí em diante, as questões técnicas do servidor são com a equipa de apoio do alojamento.
02 · Correio
E-mail com o nome da organização
Criar contas como [email protected] e garantir que as mensagens chegam ao destino vê-se caso a caso: depende de onde está hoje o correio e de quem o gere.
Quando o correio faz parte do projecto, configuro três registos técnicos (SPF, DKIM e DMARC) que funcionam como um selo: dizem aos outros servidores quem pode enviar em nome da organização, assinam cada mensagem e indicam o que fazer com as que não batem certo. Sem eles, o correio de uma organização pequena vai parar ao spam com uma facilidade que apanha toda a gente de surpresa. Acontece sobretudo com o que sai do site, como as respostas a um formulário ou uma newsletter.
03 · Autonomia
Quem publica depois
A pergunta que mais vezes fica por fazer no início e mais vezes incomoda no fim.
- Montra digital. Muitos sites mudam pouco: apresentam a organização, os serviços e os contactos, e ficam assim durante anos. Para esses, faço um site sem área de gestão, o que tem vantagens: há menos peças que possam falhar ou ser atacadas, não há actualizações mensais para fazer e o site continua rápido daqui a três anos. A entrega inclui o site completo, com o aspecto, a navegação e os conteúdos que me deu. Quando quiser mudar ou acrescentar alguma coisa, faço-o a pedido ou com um contrato de manutenção.
- Área de gestão para notícias e agenda. Quando a organização precisa de publicar notícias ou uma agenda de eventos sem depender de terceiros, o site leva uma área de gestão para isso e mais nada. É o caso do site da Junta de Freguesia de Carnide: as notícias e a agenda são geridas em ferramentas instaladas num servidor próprio, e o resto do site continua simples e leve.
- Gestão de todo o site. Para quem precisa de mexer em tudo, páginas novas, secções ou produtos, o WordPress dá esse controlo e cresce com a organização. É o caso da Shameless House e do GEC, ambos no portfólio. Mais autonomia traz também mais manutenção: actualizações, cópias de segurança e atenção à segurança passam a fazer parte da vida do site.
Escolhemos isto na primeira conversa, depois de perceber quem vai mexer no site no dia-a-dia. Eu digo-lhe o que recomendo e porquê.
04 · Consultoria
Para além do site
Rede, cópias de segurança, serviços internos e aplicações à medida. Caso a caso, e só quando faz sentido.
Há organizações em que o site é a parte simples. O resto, a rede, as cópias de segurança, a forma como os ficheiros circulam de posto para posto, foi crescendo sem plano nenhum. Nesses casos, posso olhar para o que existe, perceber como a equipa trabalha e partilha ficheiros, e recomendar o que falta.
Um caso real
Uma organização com quem trabalho tinha o site inteiro num alojamento externo, sem acesso próprio ao servidor nem às cópias de segurança. Um dia o site desapareceu. Não havia cópia a que conseguisse chegar, e a empresa de alojamento deixou de responder. Ficou quase dois meses sem site, à espera de uma resposta que nunca veio.
Ter os dados em casa responde a três perguntas antes de se tornarem urgentes: onde estão as cópias, quem lhes chega e quanto tempo demora a pôr tudo de pé outra vez. Com o RGPD, responde também a uma quarta: quem trata os dados das pessoas, e onde.
Muitas vezes a recomendação passa por um servidor de ficheiros na própria organização, ou por serviços instalados na própria organização em vez de alugados por subscrição. Os serviços desta lista estão instalados e em uso diário em duas organizações, uma Junta de Freguesia e uma cooperativa. A base é a mesma nos dois casos: um servidor próprio, dividido em compartimentos independentes, com cada serviço no seu.
- Servidor de ficheiros (NAS)
- Servidor de ficheiros da própria organização, partilhado na rede local. Cópias de segurança automáticas dos postos de trabalho, pastas com permissões por pessoa e uma cópia dos dados que não depende da ligação à Internet para ser lida.
- Immich
- Arquivo de fotografia e vídeo, com aplicação de telemóvel e organização por data, pessoa e local. Numa das instalações guarda a biblioteca multimédia da instituição: mais de vinte anos de fotografia e vídeo que estavam espalhados por discos e pastas soltas.
- Paperless
- Arquivo documental, em produção nas duas organizações. O papel entra pelo digitalizador e sai indexado, com o texto reconhecido e pesquisável. Encontrar um ofício de 2019 passa a demorar segundos.
- Nextcloud e OnlyOffice
- Ficheiros partilhados e documentos editados a várias mãos, sem instalar nada, sem sair do servidor da organização. Pastas e documentos partilhados como os da nuvem, mas guardados no servidor da organização, e a funcionar nas duas instalações.
- Umami
- Estatísticas de visitas sem cookies, no servidor da própria organização. Dispensa o banner de consentimento e os dados de quem visita não saem para terceiros. Conta as aberturas de cada serviço na Intranet da Junta e as visitas deste site.
- Reservas e formulários
- Marcação de salas e viaturas com perfis de colaborador, gestor e motorista, e avisos no telemóvel. Formulários de recursos humanos e de contabilidade, com a informação do RGPD em cada um e as respostas em painéis por área. Em produção na Junta de Freguesia.
- Bitwarden
- Cofre de palavras-passe da equipa. Cada pessoa tem o seu, o que é partilhado é partilhado com controlo, e acaba a folha de cálculo com as palavras-passe todas.
- Pi-hole
- Filtro para a rede inteira. Bloqueia publicidade e rastreadores antes de chegarem aos postos de trabalho, sem ser preciso instalar nada em cada computador.
Instalados, estes serviços não têm de ficar cada um no seu canto. Podem viver no mesmo painel, ao lado das ferramentas de fora que a organização já usa, com um endereço só para quem lá trabalha. E quando nenhuma ferramenta pronta serve o processo, faz-se uma à medida, que corre no mesmo servidor.
Intranet de uma Junta de Freguesia
Reservas, formulários, painéis de recursos humanos e economato, arquivo documental e multimédia em servidores da Junta, ligados às ferramentas externas num só painel.
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Aplicação de recursos humanos à medida
Registo diário no telemóvel, contas do mês e avisos, para uma empresa de eventos. Corre num contentor que se muda para o servidor da empresa sem reescrever nada.
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Inscrições com vagas e painéis por perfil
Formulário auto-alojado e regras escritas à medida, que fecham as vagas, impedem entrevistas sobrepostas e dão a cada um dos cinco perfis os seus dados. Para a Feira de Emprego do GEC.
Ver o projectoA infraestrutura escolhe-se no princípio, com quem vai viver com ela.
Não sabe qual das opções lhe serve? É para isso que existe a primeira conversa.